系统包括六大子系统：多媒体信息制作、整理编目、档案检索利用、实体管理、安全保密、系统维护。除多媒体信息制作子系统外，其它子系统均采用B/S结构，最大限度降低维护成本。多媒体信息制作子系统由于需要驱动和管理扫描等数字化工作，具有大批量、流水线作业、多人协作等特点，在实时性、响应速度、系统处理速度等方面有很高要求，所以采用C/S结构。

    多媒体信息制作：包括档案全文影像扫描、声像档案压缩制作、电子文件接收处理等功能。

    整理编目：包括整理立卷、档案著录、全宗卷管理、数据转换等功能。

    档案检索利用：包括网上检索、制作检索工具、档案借阅管理、档案统计等功能。

    实体管理：包括移交接收、出入库、鉴定销毁、库房管理等功能。